# Statusbegriffe verstehen

A4W trennt Belegstatus, Ablage und Zahlung. Diese Trennung verhindert Missverstaendnisse im Alltag.

## Die drei Statusarten

Statusart | Was sie beschreibt | Typische Werte
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Belegstatus | Fachlicher Zustand des Belegs. | Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert
Ablage | Ob ein Beleg als PDF/HTML abgelegt, archiviert oder exportiert wurde. | Nicht abgelegt, Archiviert, Exportiert
Zahlung | Ob eine Rechnung finanziell ausgeglichen ist. | Offen, Teilbezahlt, Bezahlt

## Begriffe

Begriff | Bedeutung in der Software
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Entwurf | Beleg ist noch bearbeitbar und noch nicht final abgelegt/exportiert. Angebote und Lieferscheine starten typischerweise als Entwurf.
Offen | Bei Rechnungen: Forderung besteht noch. In der Zahlung bedeutet Offen: Es wurde noch nicht voll bezahlt.
Teilbezahlt | Mindestens eine Zahlung ist gebucht, aber ein Restbetrag ist offen.
Bezahlt | Der offene Betrag ist 0,00 oder die Rechnung wurde fachlich auf bezahlt gesetzt.
Archiviert / Ablage | Ein PDF/HTML oder ein anderer Nachweis liegt in der Kundenablage. Das sagt nichts über die Zahlung aus.
Exportiert | Beleg wurde für externe Verarbeitung ausgegeben, z. B. E-Rechnung, DATEV oder GoBD.
Storniert | Rechnung wurde nachvollziehbar korrigiert. Zahlungen und Mahnungen sind für stornierte Rechnungen gesperrt.
Zahlungserinnerung | Freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung, ohne neue Forderung.
Mahnung | Formalerer Mahnbeleg zu einer offenen Rechnung, z. B. Mahnung 1 oder Mahnung 2.

Merksatz: Ablage ist Nachweis, Zahlung ist Geldfluss, Belegstatus ist fachlicher Zustand.

## Wo sieht man den Status?

- In der Belegübersicht in den Badges für Beleg, Ablage und Zahlung.
- In der Zahlungsmaske beim Auswählen einer Rechnung.
- In der Kundenansicht in Historie, Belegen und offenen Posten.
- In Berichten für Umsatz, offene Posten und Mahnungen.